Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w związku z korzystaniem z serwisu internetowego dostępnego pod adresem: biuroprime.com („Serwis”).

Serwis ma charakter prezentacyjny/ofertowy i służy w szczególności do przeglądania ofert nieruchomości, korzystania z wyszukiwarki oraz kontaktu z biurem/agentem.

Serwis nie umożliwia publicznego zakładania kont użytkownika. Logowanie jest przeznaczone wyłącznie dla upoważnionych pracowników/współpracowników Administratora (panel administracyjny).

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Prime Properties Agnieszka Niewulis z siedzibą w Białymstoku, ul. Kawaleryjska 9/24, NIP: 8461628841, REGON: 540362015.

Kontakt z Administratorem: e-mail: kontakt@biuroprime.com, tel.: +48 881 401 292, adres korespondencyjny: ul. Kawaleryjska 9/24, 15-324 Białystok.

3. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach związanych z danymi osobowymi możesz kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@biuroprime.com.

4. Zakres i źródło danych

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać:

• dane podane w formularzach (np. imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu, treść wiadomości, preferencje dotyczące nieruchomości),
• dane techniczne związane z logowaniem do panelu administracyjnego (wyłącznie dla upoważnionych osób) – w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa i rozliczalności,
• dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, identyfikatory urządzeń/przeglądarki, logi serwera, dane o sesji, zdarzenia w Serwisie,
• dane dotyczące wyborów użytkownika (np. preferencje waluty/jednostek miary),
• dane pozyskane z Twojej aktywności w Serwisie (np. przeglądane oferty, wyszukiwane parametry) – w zakresie niezbędnym do działania funkcji Serwisu.

Źródłem danych jest bezpośrednio użytkownik (np. gdy wypełnia formularz), a także urządzenie użytkownika (cookies i logi serwerowe).

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• Kontakt i obsługa zapytań (np. odpowiedź na wiadomość, kontakt w sprawie oferty) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na komunikacji i obsłudze zapytań).
• Realizacja usług pośrednictwa / przygotowanie oferty (jeżeli dojdzie do współpracy) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne, np. podatkowe/rachunkowe, jeśli dotyczy).
• Zarządzanie dostępem do panelu administracyjnego (wyłącznie dla upoważnionych osób) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, rozliczalności i kontroli dostępu).
• Zapewnienie bezpieczeństwa i poprawnego działania Serwisu (np. zapobieganie nadużyciom, diagnostyka, logi) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Analityka i statystyka (jeżeli stosowane narzędzia analityczne) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda użytkownika), w zakresie plików cookies i narzędzi analitycznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi cookies.
• Marketing własny (np. informacje o usługach/ofertach) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – zależnie od kanału i konfiguracji (np. newsletter, działania remarketingowe).
• Wysyłka newslettera (jeżeli prowadzony) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, jeśli jest to niezbędne do działania Serwisu lub obsługi zapytań:

• dostawcy hostingu/serwera oraz usług IT (administracja, utrzymanie, kopie zapasowe),
• dostawcy poczty elektronicznej/telefonii (w zakresie komunikacji),
• dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych (jeżeli używane),
• podmioty świadczące usługi księgowe/prawne (gdy powstanie taki obowiązek lub potrzeba),
• upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora (np. agenci nieruchomości) – w zakresie niezbędnym do obsługi zapytań i realizacji usług.

Jeżeli Serwis jest zintegrowany z zewnętrznym systemem CRM do obsługi ofert i pracy biura (np. import/zarządzanie ofertami), Administrator może korzystać z takiego systemu jako podmiotu przetwarzającego lub współadministratora – zgodnie z konfiguracją i umowami. W takim przypadku odpowiednie informacje zostaną wskazane w dokumentacji/ustaleniach Administratora.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli Administrator korzysta z dostawców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. dostawcy narzędzi analitycznych/marketingowych), dane mogą być przekazywane poza EOG. W takim przypadku przekazywanie odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, np. standardowych klauzul umownych (SCC) lub decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony – w zależności od dostawcy.

8. Okres przechowywania danych

• dane z korespondencji i formularzy – przez czas niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres archiwizacji/obrony roszczeń (co do zasady do 3 lat lub dłużej, jeśli wymagają tego przepisy),
• dane związane z dostępem do panelu administracyjnego – przez czas posiadania uprawnień dostępu oraz okres wynikający z potrzeb bezpieczeństwa i rozliczalności,
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. newsletter, analityka/marketing cookies) – do czasu wycofania zgody lub utraty przydatności,
• logi serwera – przez czas wynikający z konfiguracji i potrzeb bezpieczeństwa (zwykle od kilku dni do kilku miesięcy).

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Masz prawo do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych prawem,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych (gdy podstawą jest zgoda lub umowa i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany),
• sprzeciwu wobec przetwarzania (gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• wycofania zgody w dowolnym momencie (gdy podstawą jest zgoda) – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Masz także prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

10. Informacja o dobrowolności podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do kontaktu lub skorzystania z określonych funkcji Serwisu (np. wysłanie zapytania). Brak podania danych może uniemożliwić realizację tych działań.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator co do zasady nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne w sposób wyłącznie zautomatyzowany. Jeżeli w Serwisie wykorzystywane są narzędzia marketingowe/analityczne, mogą one prowadzić do profilowania w celach statystycznych lub marketingowych – w zakresie zależnym od konfiguracji i udzielonych zgód cookies.

12. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub modyfikacją (np. szyfrowanie połączenia SSL, kontrola dostępu, kopie zapasowe, aktualizacje oprogramowania).

13. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie (np. localStorage) w celu zapewnienia prawidłowego działania, zapamiętania preferencji oraz – jeżeli zostało to wdrożone – w celach analitycznych i marketingowych.

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika. Możesz zarządzać cookies poprzez ustawienia przeglądarki oraz (jeżeli dostępny) panel zarządzania zgodami w Serwisie.

13.1 Kategorie cookies

• Niezbędne – konieczne do działania Serwisu (np. bezpieczeństwo, sesja, logowanie).
• Funkcjonalne – zapamiętują wybory użytkownika (np. ustawienia preferencji, ułatwienia).
• Analityczne – pomagają zrozumieć, jak użytkownicy korzystają z Serwisu (statystyki).
• Marketingowe – służą do personalizacji reklam i pomiaru skuteczności kampanii (remarketing).

13.2 Jak zarządzać cookies

• Możesz zmienić ustawienia swojej przeglądarki (blokowanie/ograniczanie cookies, usuwanie zapisanych cookies).
• Jeżeli Serwis udostępnia panel zarządzania zgodami – możesz w nim w każdej chwili zmienić swoje decyzje dot. cookies.

14. Logi serwera

Korzystanie z Serwisu wiąże się z wysyłaniem zapytań do serwera. Informacje o zapytaniach (np. adres IP, data i czas, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, adresie URL) mogą być zapisywane w logach serwera i wykorzystywane do celów administracyjnych, bezpieczeństwa oraz statystycznych.

15. Klauzula informacyjna (RODO) – formularze kontaktowe

Poniższa klauzula dotyczy przetwarzania danych osobowych w związku z przesłaniem zapytania przez formularz kontaktowy w Serwisie.

15.1 Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Prime Properties Agnieszka Niewulis z siedzibą w Białymstoku, ul. Kawaleryjska 9/24, NIP: 8461628841 („Administrator”).

Kontakt: kontakt@biuroprime.com, tel.: +48 881 401 292.

15.2 Cel i podstawa przetwarzania

Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu obsługi zapytania przesłanego przez formularz (kontakt w sprawie oferty lub usług) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na komunikacji i obsłudze zapytań).

15.3 Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępnione podmiotom wspierającym Administratora w obsłudze Serwisu i komunikacji (np. hosting, dostawca poczty, IT) oraz upoważnionym współpracownikom (np. agentom) – wyłącznie w zakresie niezbędnym do odpowiedzi na zapytanie.

15.4 Okres przechowywania

Dane będziemy przechowywać przez czas niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres archiwizacji/obrony roszczeń (co do zasady do 3 lat lub dłużej, jeżeli wymagają tego przepisy).

15.5 Prawa

Masz prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO.

15.6 Dobrowolność

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wysłania zapytania i uzyskania odpowiedzi.

16. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmian w Serwisie, przepisach lub sposobach przetwarzania danych. Aktualna wersja dokumentu jest publikowana w Serwisie.